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Für gut vernetzte Organisationen sind Adressen das wichtigste Kapital. Deshalb lohnt es sich, methodisch und professionell an das Adressmanagement heranzugehen. Dank unserer Erfahrung in der Software-Entwicklung für KMU, Vereine und Stiftungen kennen wir ein paar Rezepte, wie Sie Adressen effizient verwalten können.
Adressen werden meist in zweierlei Form benötigt: Als zusammenhängender Textblock (etwa für Postsendungen) und unterteilt in die einzelnen Bestandteile (z. B. für statistische Auswertungen). Oft werden Web-Formulare so gestaltet, dass die Adressen bereits bei der Eingabe in Strasse, Hausnummer, Postleitzahl und Ort zerlegt werden:
Für Postsendungen werden die Elemente dann wieder zu einer vollständigen Adresse zusammengefügt.
Doch dieses Vorgehen hat gewichtige Nachteile:
Deshalb empfiehlt es sich, Ihren Nutzern bei der Eingabe gewisse Freiheiten einzuräumen.
Zum Beispiel so:
Dass die Adresse nur als Textblock gespeichert wird, ist in der Regel unproblematisch. Sie können, falls Bedarf besteht, die einzelnen Adresselemente später manuell nachtragen.
Dauert dies zu lange, lassen sich die Adresselemente auch problemlos automatisch extrahieren – etwa unter Zuhilfenahme von Machine-Learning-Algorithmen, wie wir sie in unserer CRM-Software verwenden.
Trennen Sie Adressdaten von anderen Personendaten. So vermeiden Sie Probleme, wenn eine Person die Organisation wechselt oder mit mehreren Organisationen verknüpft werden soll.
Speichern Sie insbesondere folgende Daten separat von der Adresse ab:
Eine derartige Datenstruktur ermöglicht es Ihnen ausserdem, Personen wahlweise als Privatpersonen oder als Vertreter einer Organisation anzuschreiben.
Überlegen Sie sich auch möglichst früh, wie sie die Adressen formatieren möchten:
Ein einheitliches Adressformat hilft Ihnen so, Adressen zu validieren und Doubletten zu erkennen.
Mehr Informationen zu diesem Thema finden sie im Leitfaden der Schweizerischen Post "Adressen erfassen" (PDF).
Prüfen Sie direkt nach der Eingabe der Adresse, ob sie den Vorgaben der Post genügt, und korrigieren Sie die Adresse, falls sie Fehler enthält. Versenden Sie im Falle von E-Mail-Adressen eine Probe-E-Mail und lassen Sie sich den Erhalt bestätigen.
Wie im Fall des Adress-Splitting kann auch die Validierung automatisiert werden. So werden Adressen in unserer CRM-Software bereits bei der Eingabe automatisch validiert, und es wird im Falle einer Fehlschreibung eine Korrektur vorgeschlagen. Triviale Korrekturen und Vereinheitlichungen – falls etwa ein Kantonskürzel angehängt werden muss – werden durch eine “Autokorrektur”-Funktion sogar vollautomatisch durchgeführt:
Eine rasche Validierung erlaubt Ihnen, den Lebenszyklus der Adresse optimal auszureizen und die Adresse so bald wie möglich für Kontaktaufnahme und Statistik zu nutzen. Wenn Sie später eine Massensendung vorbereiten, können Sie sich auf die dringlichen Aspekte konzentrieren und müssen nicht mehr Tausende von Adressen auf einmal kontrollieren.
Die Schweizerische Post führt eine Datenbank über alle bedienten Strassen und Gebäude in der Schweiz. Anhand dieser Daten lässt sich feststellen, ob eine Postsendung mit dieser Adresse von der Post problemlos ausgeliefert werden kann. Die Daten der Post können Ihnen auch helfen, die Adressen zu normalisieren, indem Sie alternative Strassen-, Gebäude-, und Ortsnamen durch die offiziellen Bezeichnungen ersetzen.
Die Schweizerische Post informiert Sie darüber, wie Adressen korrekt formatiert werden müssen. Beachten Sie diese Spezifikationen, um Verzögerungen beim Versand zu vermeiden.
Die wichtigsten Richtlinien:
Inlandsendungen:
Beispiel:
Beispiel Geschäftsadresse:
Auslandsendungen
Beispiel:
